Salah satu yang sering ditanyakan ketika membahas Microsoft Teams Phone System adalah auto attendant. Pada dasarnya Microsoft Teams Phone System (selanjutnya saya sebut MSTeams Phone System) adalah sebuah Cloud PBX / Hosted PBX dengan merek Microsoft, yang diaktifkan dengan pembelian lisensi Phone System /Enterprise Voice (Untuk produk Office365) atau Business Voice (Microsoft365).
Karena juga merupakan PBX, maka salah satu fitur yang didapat adalah auto attendant. Sebelum beranjak untuk melakukan setup auto attendant, tenant Microsoft harus terlebih dahulu mengaktifkan lisensi tambahan yaitu Phone System – Virtual User untuk dapat mengaktifkan resource accounts. Lisensi ini gratis. Dalam contoh kasus saya, yang beli Office 365 E1 + Phone System, mendapatkan 25 lisensi gratis Phone System – Virtual User.
Untuk memperoleh lisensi ini, masuk ke portal portal admin tenant Microsoft, lalu pilih menu Billing -> Purchase services. Di bagian kotak pencarian, ketik Phone System Virtual User yang akan memunculkan produk tersebut:
Karena sudah mengambil jatah saya, maka akan tertulis YOU OWN THIS.
Jika belum, silahkan untuk diklaim.
Resource accounts
Sebelum melakukan setup Resource accounts, saya menyiapkan rekaman terlebih dahulu untuk auto attendant. Rekaman dapat dibuat dengan perangkat seperti gawai untuk nanti diupload ke MSTeams admin center di https://admin.teams.microsoft.com. Format rekaman dapat berupa .wav maupun .mp3.
Berikutnya, login ke Teams Admin Center di atas dengan akses global admin atau teams admin. Lalu masuk ke menu Org-wide settings -> Resource accounts -> + Add. Di bagian Add resource account isikan parameter sebagai berikut:
Display name: AutoAttendant Ofon
Username: aadrofon, lalu pilih domain dari dropdown menu, misal ofon.id.
Resource account type: Auto attendant (dari menu dropdown)
Klik Save.
Login ke Microsoft 365 admin center (https://portal.office.com) dan masuk ke menu User -> Active users lalu sematkan lisensi Microsoft 365 Phone System – Virtual User ke resource account aadrofon@ofon.id yang telah kita buat sebelumnya.
lalu klik Save changes.
Sematkan nomor telepon/DID dari Direct Routing melalui PowerShell dengan perintah :
Set-CsOnlineApplicationInstance -Identity aadrofon@ofon.id -OnpremPhoneNumber +622139735381
Jika berhasil, akan muncul informasi seperti berikut:
RunspaceId : 821e53ce-8ff1-44d1-b872-f538d4bb3e99 ObjectId : 294d4ae3-ff81-4f64-bbde-8f8fedbc374b TenantId : 00a4eb42-49dc-4df1-b492-28b4ac01b6d3 UserPrincipalName : aadrofon@ofon.id ApplicationId : ce933385-9390-45d1-9512-c8d228074e07 DisplayName : AutoAttendant Ofon PhoneNumber : tel:+622139735381
Menyusun flow Auto Attendant
Login kembali ke Teams Admin Center di https://admin.teams.microsoft.com, lalu masuk ke menu Voice -> Auto attendants -> + Add. Isikan parameter sebagai berikut:
di baris atas dengan tulisan Add a name for your auto attendant, isikan nama untuk auto attendant ini, misal: AutoAttendant OFON.
Time zone diset untuk time zone Indonesia (UTC +7). Lalu klik Next.
di halaman Call flow, bagian First play a greeting message, pilih radio button Play an audio file, lalu unggah hasil rekaman untuk sambutan auto attendant.
Di bagian Then route the call pilih Play menu option untuk memberikan pemberitahuan opsi tujuan. MSTeams Phone System menyediakan dari 0 s/d 9 untuk pilihan menu panggilan. Dan biasanya angka 0 untuk panggilan ke operator.
Unggah file rekaman di bagian Play an audio file, dan di bagian Set menu options masukkan kontak untuk masing-masing dial key (dari 0 s/d 9).
dalam contoh di atas, saya hanya memasukkan Dial key 0 saja untuk disambungkan ke id saya langsung (di bagian Destination).
Di bagian Directory search, biarkan tetap Dial by name.
Di halaman Set business hours, kita dapat menentukan jam buka kantor. Misal dari Senin sampai dengan Jumat buka dari jam 8 pagi s/d jam 5 sore. Bahka kita bisa melakukan kustom dengan menu +Add new time. Sementara untuk kali ini dilewatkan saja.
dibagian Set up after hours call flow digunakan jika kita menentukan penerimaan panggilan di luar jam kantor. Klik Next.
Halaman Holiday call settings digunakan jika kita telah mengetahui hari libu untuk melakukan rekaman penerimaan panggilan di waktu-waktu tersebut. Untuk kali ini bisa dilewatkan saja, lalu klik Next.
Di halaman Find People klik Next.
Di halaman Resource accounts klik + Add, lalu pilih id AutoAttendant Ofon yang resource accountnya telah kita buat sebelumnya.
Klik Submit.
Setelah selesai melakukan konfigurasi, di halaman Auto attendants muncul daftar auto attendant yang baru saja kita buat seperti berikut:
Lakukan test panggilan ke nomer DID auto attendant tersebut.
Lakukan beberapa modifikasi yang belum dicoba di contoh ini untuk mendapatkan flow auto attendant yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Jika resource account tidak muncul saat pembuatan alur Auto attendant
Ada beberapa kejadian, account resource tidak mau muncul ketika ditambahkan ke alur pembuatan/penyusunan auto attendant seperti di atas, padahal ketika di lihat dari menu Org-wide settings -> Resource accounts, resource account yang dimaksud muncul di daftar tersebut.
Jika hal ini terjadi, ada cara lain yang bisa ditempuh adalah dengan tidak membuat account resource terlebih dahulu di awal, melainkan langsung menyusun alur auto attendant dari menu Voice -> Auto attendant langsung. Di langkah terakhir ketika hendak menambahkan resource account, klik +Add, lalu di laci menu sebelah kanan layar isikan nama resource account di kolom Search by display or username (tentu saja jika dilakukan search, akun ini belum ada), yang akan memunculkan opsi + Add resource account seperti yang tampak berikut ini:
Klik di bagian + Add resource account, lalu ikuti langkah pembuatan resource account seperti biasa.