{"id":1163,"date":"2021-09-09T18:47:13","date_gmt":"2021-09-09T11:47:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.otakudang.org\/?p=1163"},"modified":"2021-09-21T13:21:35","modified_gmt":"2021-09-21T06:21:35","slug":"setup-auto-attendant-di-microsoft-teams-phone-system","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.otakudang.org\/?p=1163","title":{"rendered":"Setup Auto Attendant di Microsoft Teams Phone System"},"content":{"rendered":"\n

Salah satu yang sering ditanyakan ketika membahas Microsoft Teams Phone System adalah auto attendant. Pada dasarnya Microsoft Teams Phone System (selanjutnya saya sebut MSTeams Phone System) adalah sebuah Cloud PBX \/ Hosted PBX dengan merek <\/em>Microsoft, yang diaktifkan dengan pembelian lisensi Phone System \/Enterprise Voice (Untuk produk Office365) atau Business Voice (Microsoft365). <\/p>\n\n\n\n

Karena juga merupakan PBX, maka salah satu fitur yang didapat adalah auto attendant<\/em>. Sebelum beranjak untuk melakukan setup auto attendant<\/em>, tenant Microsoft harus terlebih dahulu mengaktifkan lisensi tambahan yaitu Phone System – Virtual User <\/em>untuk dapat mengaktifkan resource accounts<\/a><\/em>. Lisensi ini gratis. Dalam contoh kasus saya, yang beli Office 365 E1 + Phone System, mendapatkan 25 lisensi gratis Phone System – Virtual User<\/em>. <\/p>\n\n\n\n

Untuk memperoleh lisensi ini, masuk ke portal portal admin tenant Microsoft, lalu pilih menu Billing -> Purchase services<\/strong>. Di bagian kotak pencarian, ketik Phone System Virtual User <\/em><\/strong>yang akan memunculkan produk tersebut:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Karena sudah mengambil jatah <\/em>saya, maka akan tertulis YOU OWN THIS<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Jika belum, silahkan untuk diklaim. <\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Resource accounts<\/h2>\n\n\n\n

Sebelum melakukan setup Resource accounts<\/em>, saya menyiapkan rekaman terlebih dahulu untuk auto attendant<\/em>. Rekaman dapat dibuat dengan perangkat seperti gawai untuk nanti diupload ke MSTeams admin center di https:\/\/admin.teams.microsoft.com<\/a>. Format rekaman dapat berupa .wav maupun .mp3. <\/p>\n\n\n\n

Berikutnya, login ke Teams Admin Center di atas dengan akses global admin atau teams admin. Lalu masuk ke menu Org-wide settings -> Resource accounts<\/strong> -> + Add<\/strong>. Di bagian Add resource account<\/strong> isikan parameter sebagai berikut: <\/p>\n\n\n\n

Display name<\/strong>: AutoAttendant Ofon<\/p>\n\n\n\n

Username<\/strong>: aadrofon, lalu pilih domain dari dropdown<\/em> menu, misal ofon.id<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Resource account type<\/strong>: Auto attendant (dari menu dropdown<\/em>)<\/p>\n\n\n\n

Klik Save<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Login ke Microsoft 365 admin center<\/strong> (https:\/\/portal.office.com<\/a>) dan masuk ke menu User<\/strong> -> Active users <\/strong>lalu sematkan lisensi Microsoft 365 Phone System – Virtual User <\/strong>ke resource account aadrofon@ofon.id <\/strong>yang telah kita buat sebelumnya. <\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

lalu klik Save changes<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Sematkan nomor telepon\/DID dari Direct Routing melalui PowerShell<\/em> dengan perintah :<\/p>\n\n\n\n

Set-CsOnlineApplicationInstance -Identity aadrofon@ofon.id -OnpremPhoneNumber +622139735381<\/pre>\n\n\n\n
Jika berhasil, akan muncul informasi seperti berikut:<\/p>\n\n\n\n
RunspaceId        : 821e53ce-8ff1-44d1-b872-f538d4bb3e99\nObjectId          : 294d4ae3-ff81-4f64-bbde-8f8fedbc374b\nTenantId          : 00a4eb42-49dc-4df1-b492-28b4ac01b6d3\nUserPrincipalName : aadrofon@ofon.id\nApplicationId     : ce933385-9390-45d1-9512-c8d228074e07\nDisplayName       : AutoAttendant Ofon\nPhoneNumber       : tel:+622139735381<\/pre>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
Menyusun flow <\/em>Auto Attendant<\/h2>\n\n\n\n
Login kembali ke Teams Admin Center di https:\/\/admin.teams.microsoft.com, lalu masuk ke menu Voice -> Auto attendants -> + Add<\/strong>. Isikan parameter sebagai berikut:<\/p>\n\n\n\n
di baris atas dengan tulisan Add a name for your auto attendant<\/strong>, isikan nama untuk auto attendant <\/em>ini, misal: AutoAttendant OFON<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n
Time zone<\/strong> diset untuk time zone Indonesia (UTC +7).  Lalu klik Next<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n
di halaman Call flow<\/strong>, bagian First play a greeting message<\/strong>, pilih radio button<\/em> Play an audio file<\/strong>, lalu unggah hasil rekaman untuk sambutan auto attendant<\/em>. <\/p>\n\n\n\n
\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n
Di bagian Then route the call <\/strong>pilih Play menu option <\/strong>untuk memberikan pemberitahuan opsi tujuan. MSTeams Phone System menyediakan dari 0 s\/d 9 untuk pilihan menu panggilan. Dan biasanya angka 0 untuk panggilan ke operator.  <\/p>\n\n\n\n
Unggah file rekaman di bagian Play an audio file<\/strong>, dan di bagian Set menu options <\/strong>masukkan kontak untuk masing-masing dial key<\/em> (dari 0 s\/d 9).<\/p>\n\n\n\n
\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n
\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n
dalam contoh di atas, saya hanya memasukkan Dial key <\/em>0 saja untuk disambungkan ke id saya langsung (di bagian Destination<\/strong>). <\/p>\n\n\n\n
Di bagian Directory search<\/strong>, biarkan tetap Dial by name<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n
Di halaman Set business hours<\/strong>, kita dapat menentukan jam buka kantor. Misal dari Senin sampai dengan Jumat buka dari jam 8 pagi s\/d jam 5 sore. Bahka kita bisa melakukan kustom dengan menu +Add new time<\/strong>. Sementara untuk kali ini dilewatkan saja. <\/p>\n\n\n\n
\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n
dibagian Set up after hours call flow <\/strong>digunakan jika kita menentukan penerimaan panggilan di luar jam kantor. Klik Next<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n
 Halaman Holiday call settings <\/strong>digunakan jika kita telah mengetahui hari libu untuk melakukan rekaman penerimaan panggilan di waktu-waktu tersebut. Untuk kali ini bisa dilewatkan saja, lalu klik Next<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n
Di halaman Find People <\/strong>klik Next<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n
Di halaman Resource accounts<\/strong> klik + Add<\/strong>, lalu pilih id AutoAttendant Ofon <\/strong>yang resource accountnya telah kita buat sebelumnya.<\/p>\n\n\n\n
\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n
Klik Submit<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n
Setelah selesai melakukan konfigurasi, di halaman Auto attendants<\/strong> muncul daftar auto attendant <\/em>yang baru saja kita buat seperti berikut:<\/p>\n\n\n\n
\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n
Lakukan test panggilan ke nomer DID auto attendant <\/em>tersebut.<\/p>\n\n\n\n
Lakukan beberapa modifikasi yang belum dicoba di contoh ini untuk mendapatkan flow auto attendant <\/em>yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi. <\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
Jika resource account<\/em> tidak muncul saat pembuatan alur Auto attendant<\/em><\/h2>\n\n\n\n
Ada beberapa kejadian, account resource <\/em>tidak mau muncul ketika ditambahkan ke alur pembuatan\/penyusunan auto attendant<\/em> seperti di atas, padahal ketika di lihat dari menu Org-wide settings -> Resource accounts<\/strong>, resource account <\/em>yang dimaksud muncul di daftar tersebut. <\/p>\n\n\n\n
Jika hal ini terjadi, ada cara lain yang bisa ditempuh adalah dengan tidak membuat account resource <\/em>terlebih dahulu di awal, melainkan langsung menyusun alur auto attendant <\/em>dari menu Voice -> Auto attendant<\/strong> langsung. Di langkah terakhir ketika hendak menambahkan resource account<\/em>, klik +Add<\/strong>, lalu di laci menu sebelah kanan layar isikan nama resource account<\/em> di kolom Search by display or username<\/strong> (tentu saja jika dilakukan search<\/em>, akun ini belum ada), yang akan memunculkan opsi + Add resource account<\/strong> seperti yang tampak berikut ini:<\/p>\n\n\n\n
\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n
Klik di bagian + Add resource account<\/strong>, lalu ikuti langkah pembuatan resource account<\/em> seperti biasa. <\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
Pranala luar<\/h2>\n\n\n\n