Microsoft Teams Call Transfer

Karena pada dasarnya Microsoft Teams ini semacam PBX bermerk Microsoft, salah satu fiturnya tentu ada yang namanya call transfer, walaupun istilahnya agak berbeda sedikit dengan PBX pada umumnya. Di Microsoft Teams (selanjutnya saya sebut sebagai MSTeams saja biar ndak ribet ngetiknya), menyebutnya sebagai Transfer now untuk blind (call) transfer, dan Consult then transfer untuk attended (call) transfer. Kurang ribet gimana coba?

Transfer now

Blind (call) transfer adalah meneruskan panggilan ke nomor telepon atau ekstensi tujuan tanpa menanyakan terlebih dahulu apakah orang yang tertuju bersedia mengangkat telepon atau tidak. Jadi jika orang tertuju tidak ada di tempat, maka panggilan akan berdering terus sampai dengan ring timeout atau penelpon memutuskan untuk menutup telepon. Blind transfer biasanya terjadi jika:

  • panggilan terjadi di dalam satu organisasi saja, dan biasanya dengan peer.
  • Anda tipe BOFH.

Transfer now di Desktop app

Untuk melakukan Tranfer now di Desktop app cukup mudah. Ketika menerima panggilan masuk dan hendak mentransfer panggilan tersebut, klik ikon elipsis () di kiri atas, lalu pilih Transfer.

Lalu di bagian isian Invite someone or dial a number, isikan nama kontak yang hendak dituju. Jika nama kontak berada di tenant yang sama, menuliskan beberapa huruf depan saja akan memunculkan kemungkinan nama yang hendak dituju:

Jika nama sudah muncul dari kemungkinan yang ditampilkan, klik kontak tersebut. Jika belum, teruskan mengetik nama kontak. Jika sudah klik nama tersebut.

Selain dapat melakukan transfer, panggilan masuk juga dapat ditransfer ke voicemail nomer tertuju apabila orang yang tertuju sedang tidak di tempat (sedang cuti, atau tugas ke luar kota), sehingga pemanggil dapat meninggalkan pesan penting yang dapat didengarkan kembali oleh orang yang dituju melalui MSTeams atau surel.

Jika kita mengaktifkan Ring back if there’s no answer, maka panggilan tersebut akan kembali ke kita jika transfer tidak dijawab oleh orang tertuju dengan pesan seperti berikut:

Jika mengaktifkan Ring back if there’s no answer, maka kita tidak dapat transfer panggilan ke voicemail nomer tertuju.

Selain dapat melakukan transfer panggilan ke akun MSTeams di tenant yang sama, kita juga dapat melakukan transfer panggilan ke akun MSTeams tenant yang berbeda (beda organisasi), dengan catatan, MSTeams sudah dilakukan federation, yaitu memperbolehkan satu domain tenant berbicara dengan domain tenant lain di luar organisasi tersebut. Ijin akses ini harus dua arah. Misal, jika tenant MSTeams ofon.co.id memperbolehkan semua penggunanya menghubungi langsung ke pengguna di domain tenant microsoft.com, maka sebaliknya di MSTeams tenant microsoft.com juga harus memperbolehkan komunikasi dari MSTeams ofon.co.id.

Transfer panggilan lain yang diperbolehkan adalah ke nomer PSTN eksternal atau ke nomor mobile jika trunk operator memperbolehkan.

Apa maksudnya “jika trunk operator memperbolehkan?”

Salah satu implementasi yang pernah saya lakukan adalah menghubungkan MSTeams dengan nomer PSTN onpremise yang turun ke lokasi kantor pelanggan berupa satu line analog. Satu line analog ini berarti 1 conccurent call baik masuk ataupun keluar tapi tidak dua-duanya.

Jadi jika ada panggilan masuk ke nomer tersebut, maka line analog sudah terpakai, sehingga tidak memungkinkan melakukan transfer panggilan ke nomer PSTN atau nomor mobile di luar organisasi tersebut.

Untuk melakukan transfer panggilan ke nomor telepon lain di luar organisasi, cukup masukkan nomer telepon lengkap seperti berikut:

lalu klik Transfer.

Transfer now di mobile app

Ketika panggilan masuk ke mobile app, untuk melakukan transfer panggilan, pilih menu elpisis () di layar bagian bawah, lalu pilih Transfer.

Di bagian “Search for people” isikan nama kontak tertuju. Jika kontak tersebut ada di dalam MSTeams tenant, maka akan muncul secara otomatis:

Ketuk di daftar nama tersebut untuk mentrasnfer panggilan.

Atau, kita bisa memasukkan nomor telepon eksternal seperti berikut:

ketuk nomor telepon eksternal untuk mentransfer panggilan ke nomor tersebut. Jika tranfer berasil akan muncul status seperti berikut:

Consult then transfer

Attended (call) transfer adalah transfer panggilan yang agak sopan karena penerima telepon akan menanyakan terlebih dahulu ke orang tujuan apakah bersedia atau available untuk menerima panggilan atau tidak. Di MSTeams, kita dapat menanyakan dengan dua cara ketika melalui desktop app, yaitu dengan melakukan panggilan terlebih dahulu, atau mengirimkan pesan chat. Sedangkan untuk mobile app per tanggal tulisan ini, hanya dapat melakukan attended transfer dengan bertanya melalui chat saja, karena tidak ada menu panggilan suara. Mungkin nanti-nanti akan ada rilis untuk kemampuan tersebut.

Consult then transfer di Desktop App

Di dalam dekstop app kita dapat menanyakan telepon tertuju untuk transfer panggilan melalui panggilan suara atau pesan chat. Di menu elipsis () kanan atas, pilih Consult then transfer.

ketika memilih kontak tertuju, kita akan diberikan dua pilihan untuk memberitahukan melalui panggilan telepon atau via chat seperti berikut:

Di contoh ini kita pilihh Teams audio call. Jika nomer tertuju bersedia menerima panggilan telepon, maka untuk mentransfer panggilan cukup tekan Transfer :

Jika nomer tertuju tidak bersedia menerima telepon atau sedang tidak berada di tempat, maka pilih Leave, lalu di halaman penerimaan panggilan tekan Resume untuk kembali berbicara ke nomer pemanggil yang sebelumnya masuk hold.

Sedangkan pemberitahuan melalui Chat akan mengirimkan pesan otomatis seperti berikut:

jika nomer tertuju bersedia menerima panggilan, maka cukup tekan tombol Transfer di atas. Apabila tidak, kembali ke layar utama panggilan dan tekan Resume untuk berbicara kembali ke nomor pemanggil.

This image has an empty alt attribute; its file name is image-20.png

Consult then transfer dengan Mobile app

Untuk mobile app, pilih elipsis lalu pilih menu Transfer -> Consult first.

Karena pilihannya hanya pemberitahuan via Chat, maka otomatis akan digenerate pesan seperti berikut:

Perhatikan dua icon di kanan atas:

Icon handle telepon di sebelah kanan untuk melakukan transfer jika tertuju bersedia menerima telepon, dan gambar icon panah untuk melakukan Resume panggilan jika tidak tersambung dan kembali berbicara ke nomor pemanggil.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *