Walaupun sekarang ini surat elektronik (surel/email) sudah mulai banyak digunakan baik untuk keperluan pribadi maupun pekerjaan, ternyata faks masih mendapat tempat dalam berkomunikasi, walaupun teknologi ini sudah cukup berumur dan mulai agak “ketinggalan”. Hal ini disebabkan, masih ada pihak yang menganggap kedudukan hukum dokumen faks masih lebih tinggi dibanding dokumen surel.
Lalu bagaimana caranya memanfaatkan faks di era bekerja dari mana saja seperti sekarang ini terlebih pandemi masih naik turun? Apakah bisa melakukan komunikasi faks dari mana pun kita berada tanpa harus bawa-bawa perangkat faks?
Faks dengan OFONPBX
OFONPBX merupakan produk cloud hosted PBX yang mendukung telekomunikasi suara untuk kelangsungan usaha dan niaga di mana pun berada. Salah satu bentuk komunikasi yang didukung adalah faks. Pengguna OFONPBX dapat mengirim dan menerima faks di mana pun pengguna berada melalui fax to email dan email to fax. Yang diperlukan adalah sebuah nomor telepon khusus, dan sebuah alama surat elektorinik untuk mengirimkan dan menerima dokumen faks.
Penyetelannya cukup mudah.
Masuk ke halaman OFONPBX di https://smartpbx.ofon.biz dengan akun surel yang nantinya secara otomatis akan digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen faks. Jika belum mendapatkan akun untuk login ke portal tersebut, hubungi support@ofon.co.id. untuk mendapatkan bantuan. Pastikan juga akun memiliki akses aplikasi portal SmartPBX.
Setelah berhasil login, di menu panel sebelah kiri, pilih Users.
Kemudian pilih akun pengguna dengan alamat surel yang digunakan untuk login ke portal, lalu klik di area sebelah kanan yang dilingkari merah seperti berikut ini:
yang akan memunculkan menu fitur yang salah satunya Bernama Faxbox. Klik di bagian Faxbox.
Aktifkan Faxbox dengan menggeser saklar dari Disabled ke Enabled.
Di bagian Fax to Email > Faxes sent to > -Select a number- klik menu dropdown dan pilih Select a spare number yang akan meminta pengguna memilih nomor telepon yang hendak digunakan dari daftar nomor telepon yang tersedia.
Setelah memilih salah satu nomor, klik Add selected numbers.
Setelah nomor dipilih, maka kita akan kembali ke menu Faxbox, dan perhatikan di bagian Email to Fax. Klik Show help untuk melihat bagaimana cara mengirimkan dokemen faks dalam format PDF atau TIFF.
Di bagian What number do you want to fax to, isikan nomor faks bebas (hal ini tidak akan mengirimkan faks apapun ke nomer tujuan tersebut), untuk melihat bagaimana format pengiriman surel untuk mengirimkan faks.
Dalam instruksi yang tertera, alamat surel pengirim HARUS/WAJIB dari alamat email yang tertera di bagian The email must come from. Lalu untuk nomor telepon faks tujuan HARUS/WAJIB ditulis dalam format surel, dengan domain berupa realm yang otomatis dibuat khusus untuk akun OFONPBX tersebut, dalam contoh ini:
02123456789@YourCompanyPBX.pbx002.ofon.biz
Format dokumen yang disertakan (attachment) HARUS dalam bentuk format PDF dan TIFF.
Untuk judul surel (subject) tidak akan dihiraukan oleh OFONPBX, tapi alangkah baiknya ditulis untuk dokumentasi. Begitu juga dengan isi surel, tidak akan dihiraukan oleh OFONPBX, tapi baik untuk dokumentasi tujuan pengiriman dokumentasi tersebut.
Jika sudah, klik Save Changes.
Mengirim Faks dengan Surel
Untuk mengirimkan dokumen faks, siapkan dokumen (dalam contoh di sini adalah berkas dengan format PDF).
Menefima Faks
Faks yang dikirimkan, akan diterima di surel dengan lampiran berkas dalam format PDF seperti berikut ini (tampilan dapat berbeda tergantung dari email client yang digunakan):
Jika dibuka, isi surel sepert berikut:
Dan bila berkas terlampir dapat dibuka dengan aplikasi pembaca berkas berformat PDF:
Jika ada kendala dengan penyetelan di atas, silahkan menghubungi tim OFON di support@ofon.co.id.
Selamat mencoba!