Akhirnya, setelah sekian purnama menunggu solusi dari Microsoft untuk pelanggan yang migrasi dari PBX tradisional ke Microsoft Teams (MSTeams) Phone System sudah ada.
Berawal dari hendak mengaktifkan EnterpriseVoice pengguna MSTeams Phone System dengan perintah Set-CsUser, ternyata sudah diganti dengan Set-CsPhoneNumberAssignment yang otomatis akan mengaktifkan EnterpriseVoice. Setelah saya baca lagi keterangan perintahnya, ternyata ada perubahan penyematan nomor telepon dengan tambahan ;ext=XXXX. Yang sekarang ini MSTeams sudah memperbolehkan menggunakan base DID yang sama.
Maksudnya?
Jadi, sebelumnya MSTeams tidak memperbolehkan menyematkan DID misal +622139735381;ext=1127 ke pengguna satu, dan +622139735381;ext=1124 ke pengguna lain. Kenapa? Karena base DID nya sama, yaitu +622139735381 walaupun memiliki ekstensi yang berbeda.
Penting banget?
Ya, sangat penting! Terutama ketika sedang membantu pelanggan PBX tradisional yang terbiasa melakukan panggilan ekstensi, untuk tetap bisa melakukan hal tersebut walaupun sudah menggunakan MSTeams, yang mengedepankan panggilan internal dengan pencarian nama atau alamat email. Sebesar apapun Microsoft untuk mengubah kebiasaan panggilan internal dengan alamat email, ternyata para pendukung nomor ekstensi masih terlalu banyak untuk diabaikan. Dan jika harus menyematkan base DID yang berbeda untuk setiap pengguna juga kurang bijaksana karena tidak semua pengguna membutuhkan nomor DID sendiri.
Cara terbaru melakukan panggilan ekstensi di MSTeams
Syarat utama untuk menjembatani agar bisa melakukan panggilan ekstensi di internal perusahaan, bahwa semua pengguna yang bersakutan harus disematkan lisensi E5 yang sudah melingkupi Phone System, atau bisa dengan add-on Microsoft Phone Standard untuk F1, F3, E1, E3, A3, dan Business. Karena jika tidak, maka nomor ekstensi tidak dapat disematkan ke pengguna tersebut.
Sebelum melakukans setup, pastikan cmdlet module MicrosoftTeams sudah di versi terakhir dengan perintah:
Update-Module MicrosoftTeams
Setelah itu aktifkan pengguna dengan nomor telepon dan tambahan ekstensi seperti contoh berikut:
Set-CsPhoneNumberAssignment -Identity "user@domain.tld" -PhoneNumber "+622139735381;ext=1234" -PhoneNumberType "DirectRouting" Set-CsPhoneNumberAssignment -Identity "user01@domain.tld" -PhoneNumber "+622139735381;ext=1127" -PhoneNumberType "DirectRouting" Set-CsPhoneNumberAssignment -Identity "user02@domain.tld" -PhoneNumber "+622139735381;ext=1123" -PhoneNumberType "DirectRouting"
Dengan melakukan perintah di atas, secara otomatis pengguna diaktifkan dengan EnterpriseVoice. Jadi tidak perlu mengaktifkan manual dengan perintah seperti: Set-CsPhoneNumberAssignment -Identity user@doimain.tld -EnterpriseVoiceEnable $true.
Berikutnya, masuk ke portal admin MSTeams di https://admin.teams.microsoft.com sebagai Global Administrator atau Teams Administrator. Dari panel menu sebelah kiri, pilih Voice -> Dial plans. Lalu pilih Dial plan yang saat ini digunakan oleh seluruh karyawan perusahaan, contoh yang biasa saya buat adalah CatchAll dengan kondisi yang membiarkan user menekan apa pun nomor tujuan tanpa ada perubahan (untuk mengakomodasi panggilan internasional yang memiliki opsi prefiks 001,007,008 dst). Edit dial plan tersebut dengan menambahkan aturan sebagai berikut:
- DI bawahan Normalization rules, pilih + Add.
- Di bagian Add new rule tuliskan di bawah Name nama dari rule ini, misal Extension. Di bagian Description isikan keterangan, misal seperti: OFON extension dialing.
- Di bawah Rule creation mode, pilih radio button Advanced. Lalu di bawah tulisan The number dialed matches this regular expression isikan dengan: ^(\d{4})$, yang artinya panggilan nomor ekstensi 4 digit. Sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Selanjutnya, di bagian Then do this, tepatnya di bawah tulisan Translate the number based on this regular expression, isikan misal dengan: +622139735381;ext=$1 (sesuaikan nomor telepon dengan nomor telepon perusahaan).
- Perhatikan base DID yang digunakan sama dengan yang disematkan ke user di atas.
Setelah itu lakukan test panggilan di bawah Test this rule, isikan, misal 1234, harusnya akan ditranslasi ke +622139735381;ext=1234.
klik Save jika sudah.
- Di halaman Normalization rules, jika sudah ada aturan dial plan lain yang scope nya lebih luas, pastikan urutan panggilan ekstensi ini didahulukan dengan memilih rule panggilan ekstensi, lalu klik Move up. Posisinya menjadi seperti berikut:
Setelah itu klik Save.
- Lakukan test panggilan internal dengan nomor ekstensi user01 (1127) dan user02 (1123).
- Untuk dial ekstensi dari IVR/Auto attendant tidak bisa dilakukan dari sini, dan harus di bantu dari portal Microsoft 365. Caranya, login ke portal https://admin.microsoft.com, lalu dari panel menu sebelah kiri, pilih Users -> Active users, lalu pilih salah satu nama pengguna, yang akan memunculkan menu drawer di layar sebelah kanan. Kemudian pilih Manage contact information yang berada di tab Account dan di bawah Phone number. Di halaman Manage contact information, biasanya ada dua pilihan isian nomor telepon, yaitu nomor telepon kantor dan mobile. Pilih salah satu, misal di Mobile phone, dan isikan nomor ekstensi dengan format, misal, ext=1127
- Klik Save changes jika sudah.
Sebagai catatan, perubahan di sini baru akan update setelah kira-kira setidaknya 12 jam. Jadi pada saat setup ini, tidak bisa langsung dicoba. - Berikutnya di portal MSTeams (https://admin.teams.microsoft.com) di bagian Voice -> Auto attendant, jangan lupa mengubah pencarian directory ke Dial by extension
Setup Auto attendant sudah pernah dibahas di postingan sebelumnya.
- SELAMAT MENCOBA!
Pranala luar
- https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/direct-routing-enable-users
- https://ofon.co.id/enterprise/clouddirectrouting
- https://www.otakudang.org/?p=1163
- sumber gambar ilustrasi: https://www.static-src.com/wcsstore/Indraprastha/images/catalog/full/dtc-indonesia_sahitel-pbx-pb308-pabx-3-co-line-8-extension-sahitel-s57-telepon_full01.jpg